Zeitbedarf:

Vorbereitung: 1-2 Wochen

Seit Begrenzung der Höchstlaufzeit bei Unternehmen von öffentlichem Interesse (sog. Public Interest Entities - PIE ) durch die EU-Regulierung zur Abschlussprüfung bei PIE sind Ausschreibungen für die Abschlussprüfung mehr und mehr zur Regel geworden. Gleichzeitig stiegen die Anforderungen an das Auswahlverfahren.

Gemäß Art. 17 Abs. 1 EU-VO muss bei Unternehmen von öffentlichem Interesse (sog. Public Interest Entities - PIE) nach spätestens 10 Jahren ein Wechsel des Abschlussprüfers erfolgen. Nach Ablauf dieser Höchstlaufzeit dürfen weder der bisherige Abschlussprüfer noch Mitglieder dessen Netzwerk innerhalb der folgenden vier Jahre die Abschlussprüfung übernehmen . Mit dem Gesetz zur Stärkung der Finanzmarktintegrität (FISG) hat der deutsche Gesetzgeber die bisherige Möglichkeit, die Laufzeit des Abschlussprüfungsmandats nach zehn Jahren um weitere zehn Jahre zu verlängern, auch für PIE, die nicht Kreditinstitute oder Versicherungen sind, gestrichen.

In Art. 16 Abs. 3 EU-VO macht der Gesetzgeber konkrete Vorgaben zur Ausgestaltung des Auswahlverfahrens und bestimmt den Prüfungsausschuss als Herr des Verfahrens (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 2 EU-VO , § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG) . Verstößt der Prüfungsausschuss gegen Art. 16. Abs. 3 EU-VO, begeht er eine Ordnungswidrigkeit (§ 405 Abs. 3b Nr. 2 AktG).

Auch viele Unternehmen, die die PIE-Eigenschaft nicht erfüllen, betrachten es als Zeichen guter Corporate Governance, sich an diesen Regularien zu orientieren.

Während die Vorgaben des Gesetzgebers an das Ausschreibungsverfahren teilweise recht detailliert sind, bleibt an manchen Stellen offen, wie diese konkret umzusetzen sind, um den Abschlussprüfer zu finden, der die höchste Prüfungsqualität liefert und am besten geeignet ist, Aufsichtsrat und Prüfungsausschuss in ihrer Überwachungsfunktion zu unterstützen. Beide Ziele sollten bei der Vorbereitung der Ausschreibung gleichermaßen im Blick behalten werden.

Ausgestaltung und Ablauf des Auswahlverfahrens sollten dabei transparent und fair sein. Insbesondere müssen

• alle potenziellen Abschlussprüfer die gleichen Chancen erhalten,
• alle Entscheidungsvorbereiter und Entscheider adäquat informiert und involviert werden und
• das Auswahlverfahren und die Bewertungen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Mit diesem Schritt-für-Schritt-Plan haben wir es uns zum Ziel gesetzt, Unternehmen bei der Ausgestaltung des Auswahlverfahrens mit Tipps aus der Ausschreibungspraxis und konkreten Arbeitshilfen zu unterstützen.

Zeitbedarf:

Vorbereitung: 2 Tage, Frist zur Einreichung von Unterlagen beim Prüfungsausschuss unternehmensabhängig

Grundlage für die Auswahl des Abschlussprüfers eines PIE ist ein unter der Verantwortung des Prüfungsausschusses durchgeführtes Auswahlverfahren. Um den Willen des Prüfungsausschusses zur Ausschreibung zum Ausdruck zu bringen, empfiehlt sich ein formaler Beschluss.

Mit dem Beschluss sollten bereits Eckpunkte des Verfahrens festgelegt werden: Zeitpunkt der Ausschreibung und ausgeschriebenes Geschäftsjahr, Ablauf des Auswahlverfahrens und Verantwortlichkeiten sowie Auswahlkriterien (inkl. deren Gewichtung) und Auswertungsverfahren.

Der Zeitraum der Ausschreibung sollte ausgehend von dem Termin der Hauptversammlung bestimmt werden, auf der der zukünftige Abschlussprüfer gewählt werden soll. Meist wird ein Zeitraum von sechs bis neun Monaten ausgehend vom Beschluss zur Ausschreibung bis zur Entscheidung über den Ausgang des Verfahrens veranschlagt. Die Entscheidung zum Ausgang des Verfahrens sollte so terminiert werden, dass noch ausreichend Zeit für die Einberufung der Hauptversammlung verbleibt.

Zusätzlich bedacht werden sollten die gesetzliche Cooling-in Periode sowie eine etwaige Bestellung des neuen Abschlussprüfers bereits zur prüferischen Durchsicht des Quartalsfinanzberichts für das erste Quartal des ausgeschriebenen Geschäftsjahres.

Zeitbedarf:

Vorbereitung: 1-2 Tage, (in Ausnahmefällen länger, falls eine Vielzahl unterschiedlicher Stakeholder in einem Konzern berücksichtigt werden müssen)

Die Ausschreibungsunterlagen müssen laut EU-VO transparente und diskriminierungsfreie Auswahlkriterien enthalten (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. b) EU-VO). Vor allem sind sie aber eine wesentliche Voraussetzung für ein objektives und differenziertes Ergebnis des Auswahlprozesses. Klar kommunizierte Auswahlkriterien erhöhen die Vergleichbarkeit der Angebote und stellen sicher, dass im Rahmen der Angebote die Themen beleuchtet werden, die für das zu prüfende Unternehmen bei der Auswahl des zukünftigen Abschlussprüfers wichtig sind. Zudem können durch klar definierte und unternehmensintern abgestimmte Auswahlkriterien alle, die in das Auswahlverfahren eingebunden sind, die Bewerber einheitlich daran messen.

Die Auswahlkriterien resultieren zum einen aus den Anforderungen, die sich aus dem Geschäftsmodell, der Größe, Komplexität und Internationalität des zu prüfenden Unternehmens ergeben, zum anderen aus situationsbezogenen Herausforderungen, z.B. aufgrund von strukturellen oder regulatorischen Veränderungen. Der Prüfungsausschuss sowie die Vertreter des zu prüfenden Unternehmens müssen sich daher zunächst über ihre Erwartungen und Anforderungen klar werden, um diese anschließend in möglichst konkrete Fragen umzusetzen.

Jede Fragestellung sollte zudem anhand ihrer Bedeutung für das ausschreibende Unternehmen und ihres voraussichtlichen Beitrags zu einer qualitativ hochwertigen Abschlussprüfung gewichtet werden. Insbesondere sollten finanzielle Aspekte im Verhältnis zu den fachlichen Anforderungen nicht zu hoch gewichtet werden, da zum einen die Honorarkalkulation lediglich eine Schätzung des tatsächlichen Aufwands darstellt und zum anderen das Honorar kein Indikator dafür ist, wer die höchste Prüfungsqualität liefert.

Neben den Auswahlkriterien sollte auch das Auswertungsverfahren vorab detailliert festgelegt werden – mit dem Ziel einer größtmöglichen Transparenz nach innen sowie nach außen. So schützen Sie sich auch vor möglichen internen Konflikten. Es sollte u.a. entschieden werden, ob

• Bewertungen individuell abgegeben und anschließend aggregiert werden sollen,
• Bewertungen im jeweiligen Entscheidungsgremium (Projektgruppe oder Prüfungsausschuss) diskutiert und gemeinsam vorgenommen werden sollen und
• bei abweichenden Einschätzungen die Mehrheitsmeinung entscheidet oder die Entscheidung anderweitig herbeigeführt werden soll.

Zeitbedarf:

Vorbereitung: 2 Tage bis 2 Wochen, falls eine Vielzahl unterschiedlicher Stakeholder in einem Konzern berücksichtigt werden muss

Der Zusammenstellung der Ausschreibungsunterlagen sollte große Sorgfalt gewidmet werden. Hier wird die Grundlage für aussagekräftige Angebote und eine verlässliche Honorarkalkulation gelegt. Je präziser das Bild ist, das sich die Bewerber von den angefragten Dienstleistungen machen können, desto passgenauer können sie ihre Angebote auf die Bedürfnisse des zu prüfenden Unternehmens abstimmen.

Gemäß Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. b EU-VO müssen es die Ausschreibungsunterlagen ermöglichen, die Geschäftstätigkeit des geprüften Unternehmens und die Art der durchzuführenden Abschlussprüfung zu erfassen. Konkret sollten sie betriebswirtschaftliche und rechtliche Unterlagen enthalten, die es den Bewerbern erlauben, sich ein realistisches Bild der Unternehmensverhältnisse zu machen und die Prüfungshonorare möglichst zutreffend und nachvollziehbar zu kalkulieren.

Beispiele für Unternehmensinformationen, welche im Rahmen des Auswahlverfahrens zur Verfügung gestellt werden, sind:

• Organigramm des Unternehmens bzw. Konzerns
• Jahres- und Konzernabschlüsse
• Beschreibung des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems
• Informationen über die Organisation des Rechnungswesens, insb. Shared Service Center
• Weitere Systembeschreibungen (z.B. relevante Vorsysteme, Risikomanagementsystem, internes Revisionssystem)
• Anforderungen an die mündliche und schriftliche Berichterstattung

• Standort
• Rechnungslegungsstandard (lokales GAAP, IFRS)
• Finanzkennzahlen (mindestens Anzahl der Mitarbeiter, Umsatz und Bilanzsumme)
• Art der Geschäftstätigkeit (z.B. Holding, Produktion, Vertrieb, Finanzierungsgesellschaft)
• Prüfungsumfang (z.B. Einzelabschluss/(Teil-)Konzernabschluss, gesetzliche Prüfungspflicht/prüferische Durchsicht)

Außerdem müssen die Ausschreibungsunterlagen die Auswahlkriterien enthalten und auch ein kurzer Abriss des weiteren Auswahlprozesses hat sich bewährt.

Zeitbedarf:

0,5 Tage, Vorlauf zur Einreichung Bundesanzeiger: 2 Tage, Empfehlung für Frist zur Interessenbekundung: 5 Werktage

Unternehmen steht es frei, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften direkt zu dem Auswahlverfahren einzuladen, insbesondere wenn deren Teilnahme explizit sichergestellt werden soll. Gleichzeitig dürfen bei PIE gemäß EU-VO Prüfungsgesellschaften mit geringem Marktanteil nicht von dem Auswahlverfahren ausgeschlossen werden (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. a) EU-VO). Um dies sicherzustellen, hat es sich in der Praxis bewährt, die Ausschreibung im Bundesanzeiger sowie ggf. auf der Internetseite des Unternehmens zu veröffentlichen.

Mit der Veröffentlichung der Ausschreibung wird den potenziellen Bewerbern eine Frist gesetzt, innerhalb deren sie ihr Interesse an der Ausschreibung bekunden können. Erst im Anschluss daran erfolgt der Versand der Ausschreibungsunterlagen oder eine optionale Präqualifikation.

Zeitbedarf:

Auswertung: 1 Tag, Empfehlung für Frist zur Beantwortung: 5-10 Werktage

Bei einer großen Anzahl an Bewerbern kann dem eigentlichen Angebot eine Präqualifikation vorgeschaltet werden, um das weitere Verfahren zu verschlanken. In der Präqualifikation werden Mindestanforderungen geprüft und können bereits formale Erklärungen zu Vertraulichkeit und Unabhängigkeit eingeholt werden. Die Unterlagen für die Präqualifikation werden deutlich kürzer und stärker standardisiert ausfallen als das eigentliche Angebot, sodass die Mindestanforderungen mit vergleichsweise geringem Aufwand geprüft werden können.

Die Mindestanforderungen ergeben sich aus der Frage, welche Kriterien eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mindestens erfüllen muss, um grundsätzlich in der Lage zu sein, die Prüfung in angemessener Qualität zu übernehmen. Bei der Beurteilung der Mindestanforderungen wird keine Gewichtung vorgenommen, sondern anhand der Beantwortung der Fragen lediglich festgestellt, ob die Anforderungen erfüllt sind.

Dabei ist darauf zu achten, dass bereits jetzt ausschließlich diskriminierungsfreie Kriterien herangezogen und keine Wirtschaftsprüfungsgesellschaften ausgeschlossen werden, deren Marktanteil unter 15% der von PIE im Mitgliedstaat gezahlten Gesamthonorare liegt (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. a und b EU-VO). Eine Lister der Wirtschaftsprüfungesellschaften, die im vorhergehenden Kalenderjahr gesetzliche Abschlussprüfungen bei PIE beendet haben und dafür jeweils mind. 15 % der von sämtlichen deutschen PIE gezahlten Honorare erhalten haben, finden Sie hier.

In der Unabhängigkeitserklärung bestätigen die Bewerber, dass sie alle Unabhängigkeitsanforderungen so zeitgerecht erfüllen werden, dass einer Bestellung zum gesetzlichen Abschlussprüfer nichts entgegensteht. Sie entbindet den Prüfungsausschuss jedoch nicht von seiner Verantwortung, die Unabhängigkeit des (künftigen) Abschlussprüfers zu beurteilen und zu überwachen. Unabhängig von der Durchführung einer Präqualifikation empfiehlt es sich, vor Versand der Ausschreibungsunterlagen die formale Erklärungen zu Vertraulichkeit und Unabhängigkeit bei den Bewerbern einzuholen.

Zeitbedarf:

Auswertung: 5 Tage, Empfehlung für Abgabefrist: 4 bis 8 Wochen

Die schriftlichen Angebote sollten sowohl möglichst konkrete Antworten der Bewerber auf die Fragestellungen als auch eine nachvollziehbare Honorarkalkulation enthalten. Sie werden nach den vorab definierten und gewichteten Auswahlkriterien bewertet. Zusätzlich zur Vergabe von Bewertungspunkten für die vorab definierten Kriterien zählt natürlich auch der Gesamteindruck der Angebote. Ist das Angebot auf das zu prüfende Unternehmen zugeschnitten? Lässt es eine sorgfältige Vorbereitung erkennen?

Anhand der Bewertung der schriftlichen Angebote kann eine Rangliste der Bewerber erstellt werden. Die bestplatzierten Bewerber erhalten die Chance, ihr Angebot im Rahmen einer Präsentation persönlich vorzustellen.

Zeitbedarf:

kontinuierlich

Ein wesentlicher Schritt im Rahmen des Auswahlverfahrens ist die Überprüfung der Unabhängigkeit der Bewerber. Sie ist von so übergeordneter Bedeutung, dass dieses Kriterium keiner Gewichtung unterliegen kann. Wird ein Bewerber die geltenden Unabhängigkeitsvorschriften voraussichtlich nicht rechtzeitig erfüllen, muss er aus dem Verfahren ausgeschlossen werden. Je nach Vorlauf kann die Unabhängigkeit, z.B. durch Beenden von Aufträgen, auch noch im Laufe des Auswahlverfahrens hergestellt werden.

Die Überprüfung bzw. Überwachung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers ist auch Teil des Verantwortungsbereichs des Aufsichtsrats bzw. Prüfungsausschusses (§ 107 Abs. 3 Satz 2 AktG ). Im ersten Schritt werden hierfür die in den Angeboten enthaltenen Erläuterungen zur Unabhängigkeit und die Unabhängigkeitserklärung der Bewerber herangezogen. In der Regel werden die Instrumente zur Sicherstellung und Überwachung der Unabhängigkeit zudem ausführlich im Transparenzbericht der jeweiligen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beschrieben.

Zusätzlich sollte das Unternehmen selbst alle Aufträge zur Erbringung von Nichtprüfungsleistungen, die an potenzielle Bewerber vergeben werden, sorgfältig überwachen. Denn solche Aufträge können dazu führen, dass ein Bewerber nicht mehr unabhängig ist und nicht mit der Abschlussprüfung beauftragt werden darf . Dabei ist auch die Cooling-in-Periode für IKS-Leistungen mit Rechnungslegungsbezug zu beachten. Maßgeblich zur Bestimmung der verbotenen Nichtprüfungsleistungen ist die EU-VO (Art. 5) sowie das nationale Recht (z.B. § 319 HGB).

Mitglieder des Prüfungsausschusses (bzw. Aufsichtsrats) handeln nach § 405 Abs. 3b AktG ordnungswidrig, wenn sie die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers unzureichend überwachen. Solche Verstöße können mit einem Bußgeld von bis zu 500.000 Euro belegt werden ( § 405 Abs. 4 AktG).

Zeitbedarf:

Vorbereitung: 1 Tag, Durchführung: 1-2 Tage

Durch die Präsentationen der im bisherigen Auswahlverfahren am besten bewerteten Bewerber können sich die Entscheider ein persönliches Bild vom verantwortlichen Prüfungsteam machen und sehen, ob das Prüfungsteam den Gesamteindruck aus dem schriftlichen Angebot bestätigen kann. Neben den „harten“ Kriterien ist auch wichtig, ob „die Chemie“ als Basis für eine konstruktive Zusammenarbeit stimmt.

Die Beurteilung der Präsentationen sollte daher zum einen nach den Auswahlkriterien erfolgen, nach denen bereits die schriftlichen Angebote bewertet wurden. So kann der Eindruck, den das schriftliche Angebot hinterlassen hat, vertieft werden. Zum anderen sollte bewertet werden, wie das Team auftritt, wie es untereinander und mit den Teilnehmern von Seiten des ausschreibenden Unternehmens interagiert und wie es auf (kritische) Fragen reagiert.

Die Präsentation ist zudem eine gute Gelegenheit für den Prüfungsausschuss, sich einen direkten Eindruck von den Bewerbern zu verschaffen.

Zeitbedarf:

Vorbereitung der Beschlusssvorlage: 0,5 Tage, Erstellung des Berichts: 1-2 Tage, Zu Berücksichtigen sind die unterschiedlichen Gremienvorläufe

Basierend auf den aus dem Auswahlverfahren gezogenen Schlussfolgerungen folgt der Beschluss des Prüfungsausschusses über seine Empfehlung an den Aufsichtsrat sowie letztendlich dessen Wahlvorschlag an die Hauptversammlung. Die Schlussfolgerungen sollten sich daher auf eine möglichst breite Basis stützen:

• Bewertung aller eingereichten Unterlagen und Präsentationen durch die Projektgruppe
• Bewertung der bestplatzierten Bewerber durch den Prüfungsausschuss
• Informationen zur Unabhängigkeit der Bewerber

Das Unternehmen muss einen Bericht über die im Ausschreibungsverfahren gezogenen Schlussfolgerungen erstellen. Der Bericht dient zum einen als Entscheidungsgrundlage für den Prüfungsausschuss. Zum anderen dient er dazu, die faire Durchführungsweise des Auswahlverfahrens zu dokumentieren (Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. e EU-VO).

Der Prüfungsausschuss unterbreitet dem Aufsichtsrat eine begründete Wahlempfehlung. Diese muss mindestens zwei Vorschläge für das Prüfungsmandat enthalten; für einen der Vorschläge muss eine Präferenz abgegeben und ebenfalls begründet werden (Art. 16 Abs. 2 Unterabs. 1 und 2 EU-VO). Die Begründung sollte vor allem auf die in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Auswahlkriterien eingehen.

Der Prüfungsausschuss muss außerdem erklären, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme Dritter ist und ihm keine Klausel auferlegt wurde, die seine Auswahl auf bestimmte Abschlussprüfer begrenzt ( Art. 16 Abs. 2 Unterabs. 3 EU-VO).

Der Aufsichtsrat unterbreitet wiederum der Hauptversammlung einen Wahlvorschlag für den Abschlussprüfer. Er stützt sich dabei auf die Wahlempfehlung des Prüfungsausschusses (§ 124 Abs. 3 Satz 2 AktG ). Weicht der Vorschlag des Aufsichtsrats von der Präferenz des Prüfungsausschusses ab, muss der Aufsichtsrat begründen, warum er der Empfehlung nicht folgt. Er darf keinen Bewerber vorschlagen, der nicht am vom Prüfungsausschuss durchgeführten Auswahlverfahren teilgenommen hat (Art. 16 Abs. 5 EU-VO).

In der Regel beginnen die ersten Aktivitäten der Überleitung bereits kurz nach dem Beschluss des Aufsichtsrats für den Vorschlag an die Hauptversammlung. Hierbei sind einige praktische wie regulatorische Anforderungen zu beachten.

Der bisherige Abschlussprüfer muss dem neu bestellten Abschlussprüfer Informationen bereitstellen, wie die letzten Prüfungsberichte, die Vollständigkeitserklärung der gesetzlichen Vertreter, die Aufstellung nicht korrigierter Prüfungsdifferenzen, die Kommunikation an die Überwachungsorgane und Management Letter (Art. 18 der EU-VO).

Indem man dem zukünftigen Abschlussprüfer zudem erlaubt, die letztmalige Abschlussprüfung des bisherigen Prüfers punktuell zu begleiten, gewinnt er darüber hinaus frühzeitig und ohne Mehraufwand für Ihre Mitarbeiter einen Einblick in entscheidungsrelevante Sachverhalte. Durch die Teilnahme an wesentlichen Besprechungen (bspw. zu wesentlichen Bilanzierungsfragen, Jours fixes oder Schlussbesprechungen) und die Einsicht in ausgewählte Unterlagen lernt der zukünftige Abschlussprüfer konkrete Bilanzierungssachverhalte oder Modalitäten der Zusammenarbeit kennen und kann darauf aufbauen.

Art, Umfang, Vergütung sowie Haftung für Vorbereitungstätigkeiten vor Bestellung und Beauftragung als neuer Abschlussprüfer sollten in einem gesonderten Auftrag vereinbart werden.